Wie gehe ich richtig mit meinen Dokumenten um?

Es ist schon ärgerlich, Papierstapel auf dem Schreibtisch zu sehen, und die Unordnung an Dokumenten zu bewältigen, treibt einen in den Wahnsinn.

 

Haben Sie sich jemals gefragt, wie lange Sie Ihre Steuerunterlagen, Quittungen, Kontoauszüge und andere wichtige Dokumente aufbewahren sollten? Vielleicht haben Sie etwas weggeworfen und später festgestellt, dass es doch wichtig ist. Oder Sie bewahren manche Dokumente sehr lange auf, brauchen sie aber letztendlich nicht mehr. Dokumentenverwaltung kann ganz schön stressig sein. Wie geht man also richtig mit Dokumenten um?

 

Nutzen Sie ein elektronisches System zur Speicherung Ihrer Dokumente.

Heutzutage ist die elektronische Ablage die beliebteste Methode, Dokumente zu speichern. Sie ist einfacher und platzsparender als die Aufbewahrung physischer Dokumente. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein Ordnersystem auf Ihrem Computer, ein Backup in der Cloud und eine externe Festplatte. Durch das Speichern mehrerer Kopien Ihrer wichtigen Dokumente müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, etwas Wichtiges zu verlieren.

 

Apps nutzen

Es gibt zahlreiche Apps, mit denen Sie schnell verschiedene Dokumente erfassen und speichern können. Viele davon lassen sich auf Ihrem Smartphone oder Tablet verwalten. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und erleichtern Sie sich die Papierverwaltung.

 

Welche Dokumente müssen dauerhaft aufbewahrt werden?

Hier sind einige Dokumente, die Sie dauerhaft aufbewahren sollten. Falls Sie sie in Zukunft aus verschiedenen Gründen benötigen könnten. Dazu gehören unter anderem:

Akademische Leistungen,

Diplome

Transkripte

Taufurkunden

Geburtsurkunden

Führerscheine

Beschäftigungsnachweise

Heiratsurkunden

Krankenakten

Militärakten

Pässe

…

Dokumente, die für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen

Nachfolgend finden Sie Dokumente, die Sie für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren sollten, aber nicht für immer archivieren müssen. Möglicherweise benötigen Sie sie eine Zeit lang regelmäßig, danach werden sie überflüssig. Die Schwierigkeit besteht darin, zu entscheiden, wann man diese Dokumente löschen sollte. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, aber hier sind einige Empfehlungen, die sich nach dem jeweiligen Sachverhalt richten:

Kontoauszüge: Ein Monat

Rechnungen: Rechnungen im Zusammenhang mit Steuern oder Garantien sollten ein Jahr lang aufbewahrt werden; alle anderen Rechnungen sollten nach Bezahlung vernichtet werden.

Kreditkartenabrechnungen: Nach Bezahlung sofort vernichten.

Quittungen für Hausrenovierungen: Aufbewahren, bis das Haus verkauft wird.

Anlageaufzeichnungen: Sieben Jahre nach Schließung des Kontos oder Verkauf des Wertpapiers.

Mietverträge: Bewahren Sie diese auf, bis Sie ausgezogen sind und Ihre Kaution vom Vermieter zurückerhalten haben.

Gehaltsabrechnungen und Lohnzettel: Ein Jahr lang oder bis Sie Ihre Lohnsteuerbescheinigung (W-2) für das betreffende Steuerjahr erhalten haben.

Kaufbelege: Bewahren Sie diese für die gesamte Dauer der Garantiezeit bei größeren Anschaffungen wie Haushaltsgeräten und Elektronikartikeln auf. Bei Artikeln wie Lebensmitteln und Kleidung genügt es, den Beleg nur so lange aufzubewahren, bis Sie sicher sind, dass Sie ihn für eine Rückgabe nicht mehr benötigen.

 

Wie wird man überflüssige Dokumente los?

Die Verwendung eines Aktenvernichters ist eine schnelle und einfache Methode, alte und unerwünschte Dokumente zu vernichten. Darüber hinaus bietet er erhöhte Sicherheit für Ihre vertraulichen Dokumente. Es gibt keine Spuren, kein Risiko von Datenlecks und keine Möglichkeit des Diebstahls durch Mitarbeiter, sobald die Dokumente in winzige Partikel zerkleinert sind. Diese winzigen Schnipsel sind nahezu unleserlich, sodass Sie beruhigt sein können. Beachten Sie jedoch, dass Sie nur Dokumente vernichten sollten, die Sie nicht mehr benötigen, da Sie möglicherweise noch wichtige Dokumente zu Referenzzwecken aufbewahren müssen.

 

Welche Dokumente sollten vernichtet werden?

 

Geldautomatenbelege

Kontoauszüge

Kopien der Geburtsurkunde

Stornierte und ungültige Schecks

Kreditkartenabrechnungen

Kreditberichte

Führerscheine (abgelaufen)

Beschäftigungsdokumente, die identifizierende Informationen enthalten

Abgelaufene Pässe und Visa

Anlagekontonummern

Rechtsdokumente

Investitions-, Aktien- und Immobilientransaktionen

Dokumente mit Unterschrift (Mietverträge, Verträge, Briefe usw.)

Medizinische und zahnärztliche Unterlagen

Dokumente mit einer Sozialversicherungsnummer

Passwörter oder PIN-Nummern

Vorabgenehmigte Kreditkartenanträge

Belege mit Kontonummern, Kreditkartennummern oder anderen Identifikationsdaten

Steuerformulare

Transkripte mit identifizierenden Informationen

Reiserouten

Gebrauchte Flugtickets

Rechnungen für Versorgungsleistungen (Telefon, Gas, Strom, Wasser, Kabelfernsehen, Internet usw.)

…

 

Wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, in dem Chaos auf Ihrem Schreibtisch nach benötigten Dateien zu suchen, ist es an der Zeit, das Problem anzugehen.

 

Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung, indem Sie ein effizientes Ablagesystem einrichten und sich einen guten Aktenvernichter besorgen.