Wie man den richtigen Aktenvernichter auswählt

Die Wahl eines Aktenvernichters oder anderer Bürogeräte sollte keine lebenswichtige Entscheidung sein. Allerdings verfügen die meisten Neukäufer oft über wenig Erfahrung, was zu Komplikationen führen kann.

Es klingt ganz einfach: Man sucht sich ein Gerät, das ins Budget passt, kauft es und macht es einsatzbereit. Doch so einfach ist es nicht. Es gibt einige Faktoren zu berücksichtigen, und je nach Ihren individuellen Bedürfnissen eignen sich bestimmte Geräte besser für Ihr Büro.

Sie müssen Ihre Optionen kennen. Welche Funktionen für Ihre Bedürfnisse beim Shredden geeignet sind und wie Sie im Voraus herausfinden können, was für Sie am besten funktioniert.

Hier sind acht tolle Tipps, wie Sie den perfekten Aktenvernichter für Ihr Büro finden.

1) Papierformat
Die Entscheidung für den richtigen Aktenvernichter beginnt mit der Papiergröße.

Sie müssen wissen, welches Papierformat Sie am häufigsten vernichten. Die meisten Büros verwenden einen Aktenvernichter für Papier im Format DIN A4, um vertrauliche Informationen zu verarbeiten.

Manchmal benötigt man jedoch mehr. Bestimmte Steuerunterlagen und Gehaltsabrechnungen werden auf extra breitem, quadratischem Papier gedruckt. Ein oder zwei dieser Blätter vor dem Schreddern zu falten, mag kein Problem sein. Wenn sich diese Papiere aber auf etwa zwei Dutzend anhäufen, wird das unhandliche Format zum Problem.

Schätzen Sie die Größe des Papiers ein, das Sie vernichten möchten. Ein kleinerer Aktenvernichter mag zwar Geld sparen, aber der Mehraufwand für übergroßes Papier lohnt sich möglicherweise nicht.

2) Ladungsgröße
Mit dem Problem des Papierformats geht auch das Problem der Ladungsgröße einher.
Wenn Sie kleine Papierrollen schreddern, reicht ein einfacher Aktenvernichter mit schmalem Einzug völlig aus. Wenn Sie beispielsweise 20 Blatt Briefpapier pro Monat vernichten, benötigen Sie nicht viel.

Es ist wichtig, ehrlich zu sein, wie viel Sie schreddern werden. Bei mehr als ein paar Blättern benötigen Sie einen Aktenvernichter, der für mittlere Mengen ausgelegt ist. Informieren Sie sich daher im Vorfeld gründlich und wählen Sie ein Gerät, das Ihren Anforderungen genügt.

Eine gute Faustregel ist:

Persönlicher Aktenvernichter für einen einzelnen Benutzer
Kleine Aktenvernichter für bis zu 5 Benutzer
Ein durchschnittlicher Büro-Aktenvernichter ist für bis zu zehn Personen ausgelegt.
Bei mehr als zehn Benutzern empfiehlt sich ein gewerblicher Aktenvernichter.

3) Art des Schneidens
Bei der Auswahl eines Aktenvernichters ist die Art des Schnitts einer der entscheidenden Faktoren.

Streifen- oder Kreuzschnitt? Es gibt zwei Arten von Aktenvernichtern: Streifen- und Kreuzschnittgeräte. Hier erfahren Sie, worin sie sich unterscheiden.

Streifenschredder sind so verbreitet, dass man sie fast überall findet: zu Hause, in der Schule usw. Sie sind so beliebt, dass man sie in vielen Geschäften kaufen kann, sodass es nicht schwer ist, einen zu finden. Das Schneidwerk zerkleinert das Papier in Dutzende von Streifen, die Spaghetti ähneln. Geraten Ihre Papiere also in die falschen Hände, könnten sie unter Umständen wieder zusammengesetzt werden. Diese Geräte eignen sich hervorragend zum Schreddern von Werbepost und Ähnlichem, aber wenn Sie Ihre Informationen wirklich vertraulich behandeln müssen, sollten Sie auf ihre Verwendung verzichten.
Das führt uns zu den Kreuzschnitt-Aktenvernichtern. Diese Geräte bieten ein höheres Maß an Sicherheit als Streifenschnitt-Aktenvernichter, da sie das Papier in unzählige Schnipsel zerteilen. Es ist nahezu unmöglich, die von diesen Maschinen verarbeiteten Dokumente wieder zusammenzusetzen. Daher eignen sie sich perfekt für die Vernichtung von Kontoauszügen, alten Steuererklärungen, Geschäftsunterlagen, Krankenakten, Dokumenten mit persönlichen Daten und anderen vertraulichen Dokumenten.

Wer glaubt, diese Maschinen würden seine Dokumente lediglich in senkrechte, gerade Linien schneiden, irrt sich leider. Streifenschneidmaschinen erzeugen lange, gerade Schnitte. Kreuzschneidmaschinen hingegen gewährleisten die Vertraulichkeit Ihrer Aktenvernichtung, indem sie die Streifen in kleinere Stücke zerteilen.

Mikroschneider greifen das Prinzip des Kreuzschnitts auf und erweitern es, indem sie Papier in noch kleinere Stücke zerteilen. Durch die konsequente Weiterentwicklung dieses Konzepts entsteht ein hochsicheres Aktenvernichtungsverfahren, bei dem Papier zu Partikeln statt zu großen Brocken zerkleinert wird.

4) Geschwindigkeit des Schredders
Aktenvernichter sind praktische Geräte. Sie wurden entwickelt, um Ihnen zu Hause oder im Büro Zeit und Mühe zu ersparen. Und ein Großteil dieses Komforts beruht auf ihrer Geschwindigkeit.

Die meisten modernen Aktenvernichter haben eine festgelegte Laufzeit, d. h. sie können für eine voreingestellte Zeit kontinuierlich laufen. Danach müssen sie abkühlen, um ihre Betriebsbereitschaft zu erhalten.

Die Laufzeiten dieser Zyklen können je nach Marke und Größe des Aktenvernichters zwischen zwei Minuten und über einer Stunde variieren. Informieren Sie sich daher vorab über Ihr Gerät, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

5) Geräuschpegel
Der Aktenvernichter selbst ist laut. Das lässt sich nicht leugnen – es sind Geräte voller beweglicher Teile, deren einzige Aufgabe es ist, kleine Papierbündel zu zerschneiden und zu zerreißen. Egal welche Marke man kauft, er wird immer einen gewissen Geräuschpegel erreichen.

Wenn Sie bereit sind, etwas mehr Geld auszugeben, finden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit ein geräuscharmes Gerät. Es gibt einige hochwertige Aktenvernichter, die mit geräuschlosem Betrieb werben, und Ihr Wunschmodell könnte diesem Ideal schon sehr nahe kommen.

Für günstigere Modelle gibt es auf YouTube zahlreiche Videos von Shreddern, die deren Lautstärke veranschaulichen. Nutzen Sie diese, um vor dem Kauf eine Entscheidung zu treffen und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Alternativ können Sie auch einfach in ein Musikgeschäft gehen und verschiedene Modelle selbst ausprobieren.

6) Sicherheitsbewertung
Sicherheitsmerkmale können bei der Wahl eines Aktenvernichters ein wichtiger Faktor sein. Wenn Sie kleine Kinder haben, die in der Nähe eines unbeaufsichtigten Aktenvernichters gefährdet sein könnten, kann ein wenig Sicherheit den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Wie Sie dem vorangegangenen Abschnitt entnommen haben, ist Sicherheit ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Aktenvernichters. Es gibt sechs Sicherheitsstufen für Aktenvernichter. Diese sind wie folgt:

• Sicherheitsstufe 1. Dies ist die niedrigste Sicherheitsstufe. Maschinen der Stufe 1 produzieren Streifen oder Pellets mit einer Breite von 3/8 Zoll. Diese Sicherheitsstufe eignet sich zur Vernichtung von Werbepost und Dokumenten, die nur wenige sensible Informationen enthalten.
• Sicherheitsstufe 2 und 3. Das von Maschinen der Sicherheitsstufe 2 oder 3 produzierte geschredderte Papier ist in der Regel 3 mm oder 8 mm breit, statt 9,5 mm. Maschinen dieser Sicherheitsstufen eignen sich für die Verarbeitung etwas sensiblerer Dokumente, wie z. B. solcher mit Geburtsdaten und Sozialversicherungsnummern.
• Sicherheitsstufe 4. Benötigen Sie einen Hochsicherheits-Aktenvernichter für Finanzunterlagen usw., ist ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 eine gute Wahl. Geräte mit Kreuzschnitt erzeugen in der Regel Papierschnipsel mit einer Größe von ca. 1,6 mm x 15,9 mm (1/16" x 5/8"), die Schnipsel sind also recht klein.
• Sicherheitsstufe 5 und 6. Für maximalen Dokumentenschutz empfiehlt sich ein Gerät der Sicherheitsstufe 5 oder 6. Diese Geräte bieten höchste Dokumentensicherheit und erfüllen häufig die Anforderungen bundesstaatlicher Datenschutzgesetze wie HIPAA und FACTA. Es gibt sogar Geräte, die von der National Security Agency/Central Security Agency zugelassen sind und von Militär- und Regierungsbeamten zur Vernichtung streng geheimer Dokumente eingesetzt werden dürfen.

Schutzvorrichtungen gehören bei den meisten Aktenvernichtern zur Standardausstattung und verhindern, dass Finger in Gefahrenbereiche geraten. Hochwertigere Modelle verwenden Lasersensoren, die Finger erkennen und die Messer stoppen, bevor Schäden entstehen können.

7) Erweiterte Funktionen
Natürlich muss man sich nicht mit einem einfachen Aktenvernichter zufriedengeben. Viele dieser Geräte bieten eine Vielzahl an Zusatzfunktionen, die das Vernichten von Dokumenten erleichtern und verbessern. Dazu gehören unter anderem:
Kreditkartenvernichtung für Plastik, Büroklammern und dicke Karten
Manipulationsschutztechnologie, um den Futterbehälter frei zu halten
Ausziehbare Behälter, die tatsächlich recht häufig vorkommen

8) Energiesparmodus
Bürogeräte benötigen viel Energie, insbesondere in großen Mengen. Für viele hängt die Kaufentscheidung für einen Aktenvernichter davon ab, wie viel Strom sie voraussichtlich verbrauchen werden.

Achtzig Prozent der Energie, die ein Aktenvernichter verbraucht, entsteht während des Betriebs. Für einen geringeren Energieverbrauch sollten Sie auf ein Gerät achten, das sowohl im Betrieb als auch unterwegs Energie spart.

Wählen Sie einen Aktenvernichter. Jetzt sind Sie bereit.
Ein Aktenvernichter gehört wohl nicht zu den Geräten, die man sich mehr als ein- oder zweimal im Leben anschafft. Daher kann man sich leicht überfordert fühlen oder das Gefühl haben, die Kaufentscheidung nicht ausreichend durchdacht zu haben.

Hoffentlich liefert Ihnen diese Liste mit acht Tipps zur Auswahl des richtigen Aktenvernichters für Ihr Büro alle nötigen Informationen.

Interessieren Sie sich für Drucker, Aktenvernichter und andere hochwertige Büroprodukte? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder sehen Sie sich noch heute unser fantastisches Produktsortiment an und machen Sie sich bereit, Ihr Büro zu modernisieren.